Y ahora, ¿para qué sirve la oficina?

Los mandatos por la presencialidad aumentaron. Los jefes tienen más poder para imponer el tiempo cara a cara. Sin embargo, después de años de trabajo remoto, el papel de la oficina cambió, lo que generó un amplio replanteamiento de para qué sirve realmente el “lugar de trabajo”.

Durante más de cinco décadas, Allstate, el gigante asegurador de 92 años, tuvo una gran sede en los suburbios de Chicago. En 2020 albergaba a unas 5.200 personas. Pero el año pasado, la empresa vendió el campus de Northbrook, Illinois. Con el 83% de sus empleados trabajando de forma remota, el complejo era una ciudad fantasma en un día laboral promedio.

Allstate redujo el tamaño de sus bienes inmuebles en aproximadamente un 50% a nivel mundial y modernizó espacios más pequeños que llama «cápsulas» en lugar de «oficinas». “La palabra “oficina” existe desde hace cientos de años y tiene una connotación muy distinta”, dice Bob Toohey, director de Recursos Humanos de Allstate. “Te desplazabas, hacías tu trabajo, te levantabas, te ibas, te veían. Eso ya no es así”.

Si una gran sede corporativa en una empresa como Allstate ya no es un lugar para llamar la atención y hacer el trabajo, ¿cuál es el verdadero papel de la oficina hoy en día?

«Cuando les pregunto a los CEOs y ejecutivos cuál es el propósito de su oficina, ocho de cada diez veces me encuentro con ojos en blanco».

Kelly Colón, consultora laboral con sede en Boston.

La pregunta ha desconcertado a los ejecutivos, frustrado a los trabajadores y causado dolores de cabeza a las gente de HR. “Cuando les pregunto a los CEOs y ejecutivos cuál es el propósito de su oficina, ocho de cada diez veces me encuentro con ojos en blanco”, dice Kelly Colón, consultora laboral con sede en Boston y exasesora del fabricante de muebles de oficina Allsteel.

Durante décadas (quizás siglos) nadie preguntó sobre el propósito de la oficina. Antes de las computadoras portátiles, los teléfonos celulares e Internet, era el lugar para que las personas trabajaran, para que los gerentes vigilaran a su gente y para que las empresas colocaran su nombre en un edificio que resaltara su marca, consolidara su cultura y mostrara su estatus.

En el camino, también se convirtió en un lugar que alimentó los egos de los ejecutivos y convenció a algunos de ellos que la gestión significaba poco más que “deambular”. “Neurológicamente (conductualmente, como sociedad) capacitamos a los CEOs y líderes de organizaciones para que persigan y alcancen este nivel superior de su organización”, dice Colón. “El lugar de trabajo se convirtió en una corona representativa y proverbial mediante la cual asimilaron su éxito”.

La pandemia cambió esto, desvinculando la gestión del tiempo presencial y acelerando la desconexión de los profesionales de la oficina gracias a la tecnología. Antes de 2020, los equipos ya se estaban distribuyendo más, pero el Covid puso realmente a la tendencia sobre la mesa. Microsoft, por ejemplo, informó recientemente que antes de la pandemia, el 61% de sus equipos estaban en la misma ubicación física; hoy esa cifra es sólo del 27%.

Ahora, muchos lugares de trabajo administrativos existen en un purgatorio híbrido, divididos entre la nostalgia gerencial y las opiniones de los CEOs sobre las desventajas del trabajo remoto, y la necesidad real de los trabajadores de evitar desplazamientos mientras cumplen con los numerosos compromisos de la vida. Mientras tanto, muchos empleados quieren o incluso necesitan un lugar para trabajar que no sea su pequeño apartamento, y muchos coinciden en que estar físicamente con colegas ayuda a establecer relaciones, facilitar la colaboración y acelerar ciertos trabajos. El problema: no hay suficiente consenso entre trabajadores y gerentes sobre con qué frecuencia (o dónde) debería pasar ese tiempo juntos.
 

«El trabajo es una vocación, no un lugar».

Scott Farquhar, cofundador y coCEO de Atlassian.  

Las empresas no son sordas. Saben que tendrán dificultades para atraer a la gente a los cubículos de la vieja escuela. Muchos están reconsiderando cómo funcionan las oficinas, creando más espacio para reuniones y socialización. Incorporan cabinas o salas privadas para llamadas de Zoom, reduciendo los metros cuadrados y alquilando a demanda. Algunos incluso rechazan por completo el concepto de “sede”. “Una sede solía ser el centro del poder”, dijo el director ejecutivo de Allstate, Tom Wilson, en el Ideas Festival de Aspen de este año. “Viniste allí para llamar la atención, ser visto por la gente y ascender. Ya no tenemos de esos”.

Accenture, que no tiene mandatos en materia de tiempo de oficina, llama a sus oficinas en Nueva York un “centro de innovación”, en lugar de una oficina. Allí tiene un amplio espacio flexible para que clientes y consultores trabajen juntos en proyectos, una configuración que se convirtió en un modelo para otras ubicaciones. “Casi todas nuestras oficinas, a medida que las renovamos o las ampliamos, se construyen como espacios de colaboración”, dice Stuart Henderson, quien dirige el negocio de Accenture en el noreste de Estados Unidos.

La retórica casi religiosa sobre el “regreso a la oficina” y el “trabajo remoto” oscurece un hecho simple: mucho de esto se reduce al sentido común. No todos los negocios son iguales. Lo que funciona para una firma de abogados puede no tener sentido para una startup de juguetes. Las consultoras, por caso, tienen décadas de experiencia trabajando de forma remota en las instalaciones de los clientes. Las compañías de seguros tuvieron durante mucho tiempo ejércitos de empleados sobre el terreno. Una startup de biotecnología podría necesitar un laboratorio físico. Una empresa de software normalmente no lo hace.

Al comienzo de la pandemia, Atlassian, que fabrica software para ayudar a las personas a colaborar con sus colegas, decidió que se comprometería a hacer que las oficinas fueran opcionales, y descubrió en las encuestas a los empleados que los trabajadores todavía se sentían conectados siempre que se reúnan intencionalmente para formar equipo cada pocos meses. “Les dijimos a nuestros empleados (con la mano en el corazón) que no tendrían que regresar a la oficina”, dice el cofundador y coCEO, Scott Farquhar.

La empresa creó una métrica de “costo por visita”, dividiendo el costo de funcionamiento de cada oficina (alquiler, infraestructura, mantenimiento de las luces encendidas) por el número de visitas que la gente realiza cada trimestre. Si la métrica era tres veces mayor después de la pandemia que antes, dice Annie Dean, jefa del “equipo en cualquier lugar” de Atlassian, “pensamos que esta oficina es algo que debemos considerar reducir o reducir su huella, para que podamos reinvertir esto donde están surgiendo nuevas comunidades”.

En mayo, Atlassian cerró su oficina de Boston después de que la métrica subiera demasiado. Y, en febrero abrirá un espacio en Seattle, donde la población de la empresa estuvo creciendo. «El trabajo es una vocación, no un lugar», dice Farquhar.

Otros líderes tecnológicos, por supuesto, no lo ven así. A medida que empresas como Meta y Amazon tienen objetivos más estrictos, se puede ver el impacto en la ocupación de oficinas. Para la semana que terminó el 11 de octubre, los datos de Kastle Systems, que rastrea el robo de credenciales en edificios de oficinas, mostraron que la ocupación promedio en las 10 ciudades importantes era alrededor del 50% de los niveles prepandémicos. Eso es sólo un poco más que las semanas anteriores al Día del Trabajo, cuando rondaba el 47%. «Cada vez más empresas sienten que su desempeño se ve afectado por el hecho de que las personas no están juntas», dice el presidente de Kastle, Mark Ein.

Las personas tienden a olvidar que mucha gente no siempre utilizaba la oficina con regularidad, incluso antes del Covid. “Es importante recordar que antes de la pandemia, la utilización típica de una oficina nunca superó el 60% o el 65%”, dice Despina Katsikakis, directora global de consultoría de la firma de bienes raíces comerciales Cushman & Wakefield. (Las tasas de utilización rastrean el porcentaje de tiempo que se utiliza el espacio de oficina durante un día laboral típico). La firma predice un asombroso exceso de 330 millones de pies cuadrados de espacio vacante para fines de esta década debido a los impactos del trabajo híbrido, un 55% más de tasa de desocupación que antes de la pandemia.

En resumen, el espacio de oficina alquilado por los empleadores se está reduciendo justo cuando los mandatos de “regreso a la oficina” se están volviendo más estrictos. Cuando se trata del tira y afloje por el trabajo remoto en la alta dirección, dice Brian Elliott, quien asesora a equipos ejecutivos sobre trabajo flexible, “creo que la mayoría de las veces el director financiero está ganando”, debido al ahorro de costos. «A medida que los contratos de alquiler terminan, están recortando la cantidad de espacio, hasta el punto en que ese mandato de cuatro días a la semana puede no ser físicamente posible».

Los datos de Cushman & Wakefield también muestran que los “ocupantes” están duplicando los espacios de reunión en las oficinas, con entre el 40% y el 50% del plano promedio de una oficina reservado para espacios comunes, en comparación con el 20% al 30% de 2019.

“Para nosotros las oficinas son opcionales. Pero eso no significa que no importen”.

Annie Dean, jefa del «team anywhere» de Atlassian.

Cisco realizó cambios aún más drásticos, reemplazando o renovando inmuebles antiguos en Atlanta y Nueva York como nuevos “Centros de Colaboración y Talento” de alta tecnología que muestran sus productos para oficinas híbridas. Antes de la pandemia, alrededor del 70% de su espacio en Nueva York era para trabajo individual y el 30% era comunitario. Ahora esa proporción entre escritorios y salas de reuniones se invirtió.

Luego está Dropbox, que se autodenomina “virtual primero” y está subarrendando casi 400.000 pies cuadrados, la mayor parte de su espacio en San Francisco antes de la pandemia. Pero conserva parte del espacio como uno de los tres “estudios” (los otros están en Dublín y Seattle) donde anima a la gente a reunirse en persona trimestralmente. Estos “estudios” fueron rediseñados para incluir más espacios abiertos, aulas, áreas de cafetería y salas de reuniones que se pueden adaptar a varios tamaños, pero pocas estaciones de trabajo individuales. «Tenemos algunos escritorios, pero son muy pequeños», dice Allison Vendt, directora global de Virtual First de la empresa.

Si todo lo que se dice sobre “conexión” y “colaboración” suena un poco vago y repetitivo (sin duda habrás escuchado el tópico “momentos que importan” como directriz para el tiempo en la oficina), lo es. El ritmo de los anuncios sobre espacios de oficinas post pandemia, dice Phil Kirschner, que asesora a ejecutivos sobre cuestiones inmobiliarias y laborales en McKinsey & Co., es tan similar que si se toma el nombre o la ubicación de la empresa, “básicamente se puede no diferenciarlos”.

Mientras tanto, colaborar y encontrar tiempo para conectarse no siempre tiene que ocurrir en la oficina de una empresa. Los retiros fuera de las instalaciones están en auge, la demanda de espacios flexibles está aumentando y están proliferando las plataformas para alternativas de oficinas. Los emprendedores se están volviendo creativos. La startup Radious, con sede en Portland, Oregón, por ejemplo, actúa como un Airbnb para oficinas: los propietarios alquilan sus casas durante el día a trabajadores. Dado que el desplazamiento supone una gran barrera para muchos empleados, “no creo que la proximidad esté recibiendo suficiente atención en la conversación sobre el futuro del trabajo”, afirma la cofundadora Amina Moreau. «Lo que podemos decirles a los empleadores es que tenemos espacios justo en los vecindarios de sus empleados».

Al final, repensar dónde están ubicadas las oficinas, cómo están diseñadas o con qué frecuencia se utilizan no significa que no sean necesarias en absoluto. Aunque Atlassian no tiene mandatos de asistencia, el 26% de los empleados que viven a dos horas de una oficina asisten al menos una vez a la semana, aseguran desde la compañía. En tanto, el 72% la visita de una a cuatro veces al mes. Durante el año pasado, el 70% de los empleados, independientemente de su base de operaciones, visitaron una oficina al menos una vez al trimestre.

Farquhar, quien dice que solo va a la oficina aproximadamente una vez por trimestre, todavía cree firmemente en reunir a las personas. «Creemos que los vínculos sociales se construyen en persona», dice Farquhar. «Simplemente no es mejor sentarse al lado de alguien en una oficina todos los días».

Para Dean, de Atlassian, las oficinas tienen dos propósitos principales: crear conexiones entre los empleados y “permitir que las personas hagan sus cosas en un nuevo entorno”, especialmente los trabajadores que tal vez no tengan oficinas en casa. “Para nosotros las oficinas son opcionales. Pero eso no significa que no importen”.

Fuente Forbes